Administrasi Pendidikan Secara Umum Di sekolah/Madrasah

Administrasi Pendidikan Secara Umum Di sekolah/Madrasah - Setiap Proses administrasi pendidikan berdasarkan Tujuh Proses namun yang akan kami ambil dari tujuh administrasi proses ini yaitu pada bagian administrasi proses Administratif pendidikan yang meliput :

1. Perencanaan (Planning)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Pemberian Bimbingan (Counseling)
4. Pengoordinasian (Coordinating)
5. Pengkomunikasian (Comunication)
6. Pengonontrolan (Controlling)

Ilustrasi

Dari ke tujuh Administrasi pendidikan akan kami jelaskan perinciannya dibawah ini secara jelas dan singkat.

1. Perencanaan (Planning)

Suatu perencanaan yang matang diperlukan dalam setiap kegiatan yang hendak di kerjakan. Tanpa perencanaan yang matang, kita tidak dapat mengharapkan kegiatan yang akan kita laksanakan akan berjalan dengan lancar serta mencapa tujuan.  Perencanaan merupakan suatu langkah persiapan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan untuk mencapai tujuan tertentu. Proses penyusunan rencana yang harus di diperhatikan adalah menyiapkan segala sesutu yang diperlukan dalam mencapai tujuan, yaitu dengan mengumpulkan data, mencatat, dan menganalisis data serta merumuskan keputuasan.

Satu hal yang oenting yang menentukan perencanaan adalah pembuatan keputusan yang merupakan proses yang mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan dalam pembuatan perencanaan. Pola pengambilan keoutusan dapat dilakukan adalah pengumpulan data yang diperoleh dari pencatatan dan penelitian pengembangan data, penganalisisan data, pengambilan keputusan, pengoprasian data, dam penentuan data oprasional.

Dalam Menentukan penganalisaaan data perlu diperhatikan adalah :

1. Perumusan tujuan kegiatan - Tujuan merupakan bagian dari perencanaan yang mengendalikan kegiatan. Perumusan tujuan ini akan menjadi tepat bila diambil dari hasil analisis yang akurat sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai. Hal yang perlu diingat dalam merumuskan tujuan adalah mengutamakan sifat praktis, jelas dan tegas.
2. Penentuan yang lengkap kegiatan untuk mencapai tujuan. semua aspek yang tercakup dalam ruang linkup ini harus terarah dan tidak boleh terpisah antara satu aspek dengan aspek lainnya. Masing-masing dari aspek tersebut harus saling menunjang dan saling melengkapi untuk meningkatkan efisiensi pencapaian tujuan. Bila tidak demikian, maka tujuan yang diharapkan tidak akan tercapai. 
3. Penentuan jangka waktu yang diperlukan. Jangka waktu yang diperlukan bergantung pada sifat dan jenis tujuan dan ruang lingkup yang diterapkan. Penetapan jangka waktu ini harus memperhitungkan luasnya ruang lingkup kegiatan sehingga dapat mencapai tujaun. bila jangka waktu yang ditentukan itu terbatas, Maka ruang lingkup yang tersedia harus sesuai dengan jangka waktu yang ada.
4. Merumuskan penilaian untuk mencapai tujuan

Kegiatan ini ditujukan untuk menilai proses kerja secara keseluruhan, yaitu meliputi pengontrolan terhadap keserasian dan ketetapan alat yang dipergunakan serta kemampuan setiap orang yang terlibat dalam mewujudkan kerja. Selain itu kegiatan ini diperlukan untuk menentukan apakah tujuan yang telah dirumuskan dapat dicapai dengan mempergunakan metode, alat dan cara yang telah ditetapkan.

Organisasi perencanaan berhubungan dengan penetapan tujuan organisasi, penetuan sumber, dan hambatan dalam mencapai tujua, dan penentuan langkah untuk mencapai tujuan yang diharapkan. secara jelas, langka-langkah untuk menentukan perencanaan sebaga berikut:

1. Menentukan tujuan yang akan dicapai

2. Mengadakan penelitian masalah

3. Mengumpulksan data

4. Menentukan langkah yang akan di tempuh dalam usaha pencapaian tujuan

5. Mencari upaya pemecahan masalah dan penyelesaian pekerjaan

Adapun untuk syarat-syarat membuat perencanaan adalah :

1. Memiliki tujuan yang jelas, namun sederhana, dan bersifat praktis

2. Menghindari sikap untung-untungan dalam menentukan perencanaaan dan menghindari adanya penduplikasian perencanaan

3. Mengoordinasikan kegiatan yang akan dilakukan sehingga dapat mencapai tujuan yang di harapkan

4. Mengatur pelaksanaan kegiatan berdasarkan urutan kepentingan -masing-masing sehingga tidak terjadi tumpang tindih antara satu kegiatan dengan kegiatan yang lainnya.

2. Pengorganisasian (Organizing)
Pada dasarnya pengorganisasian termasuk kedalam kegiatan penyusunan rencana untuk menciptkan hubungan kerja antara personal dalam suatu kegiatan organisasi. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa fungsi pengorganisasian merupakan fungsi perencanaan. Dalam perencanaaan dilakukan pengelompokkam bidang-bidang kerja dalam ruang lingkup kegiatan tertentu. Pengelompokkan bidang kerja ini garus dapat menciptakan hubungan kerja yang jelas agar antara satu bidang dengan bidang lainnya serta masing-masing bidang tersebut saling melengkapi sehingg tidak terjadi tumpang tindih dan tujuan yang di harapkan dapat tercapai.

Berikut ini kami uraikan definisi dan organisasi :

1. Organisasi adalah kegiatan menyusun struktur dan membentuk hubungan-hubungan agar di peroleh kesesuaian dalam usaha mencapai tujuan bersama (Prof.DR.Oteng Sutisna, MSc.Ed administrasi pendidikan dasar Teoritis untuk praktek profesional, Hlm 174)
2. Organisasi adalah sistem kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama
3. Organisasi adalah aktivitas menyusun dan membentuk hubungan sehingg terwujudlah kesatuan usaha bersama dalam mencapai maksud dan tujuan pendidikan
4. Organisasi adalah setiap sistem kerja sama yang dijalankan oleh sekelompok otang untuk mencapai tujuan tertentu.(The Liang Gie_Administrasi perkantoran Modern)

Dari definisi yang di uraikan ditas hanyalah sekedar contoh, karena masing banyak definisi lainnya yang tidak dapat kami uraian satu persatu dan mungkin anda sendiri memiliki pengertian atau definisi tentang organisasi itu sendiri. Namun yang perlu diperhatikan bahwa pada dasarnya semua definisi organisasi memiliki pergertian yang sama, yaitu suatu kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah di sepakati bersama. Kerja sama tersebut hanya dapat terwujud bila oran-orang yang terlibat dalam organisasi saling berkomunikasi antara satu dengan lainnya dalam melaksanakan tugas-tugas mereka. 

Selain itu, beban tugas, wewenang, dan tanggung jawab mereka. Dengan adanya komunikasi dan keselarasan antara mereka maka tujuan organisasis dapat tercapai. Suatu organisasi harus memenuhi beberapa prinsip umum, antara lain,

1. Organisasi harus mempunyai tujuan yang jekas dan kesamaan pandangan seluruh personal yang terlibat dalam organisasi
2. Organisasi haru memiliki pimpinan yang mampu mengarahkan para anggotnaya serta mendelegasikan tugas, wewenang dan tanggung jawab kepada mereka sesuai dengan bakat, pengetahuan dan kemampuan mereka
3. Organisasi memiliki struktur organisasi yang di susun sesuai dengan kebutuhan sehingga batasan wewenang pekerjaan antar personal menjadi jelas.

Organisasi memiliki fungsi yaitu : "Menetapkan bidang-bidang pekerjaan, metode dan alat yang dibutuhkan serta personal yang dibutuhkan".

Dalam membina hubungan antara perseonal yang terlibat, tanggung jawab, wewenang, hak dan kewajiban mereka sehingga mempersepat tercapainya tujuan organisasi. Adapun dalam azaz organisasi yaitu :

1. Organisasi harus profesional_yaitu dengan pembagian suatu kerja yang sesuai dengan kebutuhan. Dengan demikian, perluasan aktivitas yang mengharuskan penambahan jumlah satuan kerja hanya dilakukan bila tidak dapat ditampung dalam satuan kerja yang ada
2. Pengelompokan satuan kerja harus menggambarkan pembagian kerja. Pengelompokan beban kerja tugas yang sejenis harus di hubungkan dengan volume kerja. Beban kerja setiap satuan kerja harus memiliki batas-batas yang jelas dan sebanding pada tiap-tiap tingkatanya
3. Organisasi harus mengatur pelimpahan wewenang dan tanggung jawab, Dengan demikian, pimpinan organisasi hanya melakukan tugas yang penting saja. Setiap anggoata melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan beban tugas masing-masing
4. Organisasi harus mencerminkan rentangan kontor_Rentangan kontrol ini dipengaruhi oleh jenis dan sifat pekerjaan, jarak antara unit yang di kontrol, volume tugas dan stabilitasi organisasi
5. Organisasi harus mengandung kesatuan perintah_Kesatuan perintah ini harus jelas antara pimpinan organisasi dengan anggota organisasi sehingga tidak terjadi tumpang tindih dalam pelaksanaan kerja
6. Organisasi harus fleksibel dan seimbang_dalam arti bila terjadi perubahan atau penambahan volume kerja maka struktur organisasi harus di sesuaikan dengan kebutuhan tersebut. (Dr.I.Iadari Navvavvi).

3. Pemberian Bimbingan (Counselling)

Pemberian bimbingan khususnya dalam organisasi pendidikan di sekolah ditujunkan agar setiap personal yang terlibat dalam sekolah dapat menjalankan kewajibannya sesuai dengan beban tugas yang diberikan kepada mereka yang sesuai dengan kemampuannya. Kegiatan bimbingan ini bisanya dilakukan oleh pimpinan organisasi (dalam hal ini kepala Sekolah) atau merak yang sudah memiliki banyak pengalaman dalam berorganisasi, dengan cara memberikan petunjuk kepada para anggotannya sehingga mereka dapat meningkatkan pengetahuan dan keterampilan yang ada pada akhirnya memberikan manfaat bagi perkembangan sekolah.

Langkah awal dalam pemberian bimbingan adalah mencari sumber permasalahan yang utama sehingga permasalahan lain yang berkaitan dengan masalah utama tersebut dapat di ikiti terpecahkan. Bila perlu melakukan pengoreksian, maka pengoreksian tersebut harus ditunjukan bagi kepentingan organisasi buka untuk mencari kesalahan seseorang. Dengan demikian kegiatan bimbingan ini memberikan manfaat yang menyeluruh, baik bagi anggota yang melakukan kesalahan ataupun bagi anggota lainnya agar mereka tidak melakukan yang sama dikemudian hari. Cara pemberian perintah pun harus dilakukan dengan ekstra hati-hati dan menghindarikan adanya unsur paksaan karena segala sesuatu yang dilakukan atas dasar paksanaan tidak akan memberikan hasil yang baik.

Setelah masalahnya diketahui, langkah selanjutnya adalah memberikan petunjuk praktis tentang cara menyelesaikan suatu permasalahan. Dalam hal ini dapat memberikan kesempatan kepada seluruh anggota untuk memberikan sumbangan saran sehingga mendapatkan cara yang tepat, di samping merangsang kreatifitas para anggota untuk menggembangkan organisasi.

4. Pengoordinasian (Coordinating)
Pengoordinasian dibutuhkan untuk menghindari adanya tumpang tindaih dalam pekerjaan, Pelimpahan wewenang dan penyelesaian permasalahan yang ada dalam organisasi. Dengan demikian dapat diciptakan hubungan serasi antar semua orang yang terlibat dalam organisasi.

Dalam program pendidikan di sekolah/madrasah terdapat berbagai jenis kegiatan yang harus saling menunjang sehingga tujuan yang di harapkan dapat tercapai. Karena itu, diperlukan tindakan pengoordinasian yang efektif agar kegiatan yang tidak berdiri sendiri-sendiri. Satu jenis kegiatan tidak boleh lebih diutamkan dari pada kegiatan lainnya, karena semua kegiatan memberikan kontribusi yang sama besar dalam pencapaian tujuan. Pengoordinasian ini tidak hanya dibutuhkan dalam unit kegiatan yang ada, melainkan juga antar personal yang terlibat di dalam unit kegiatan. Dengan adanya pengoordinasian yang efektif akan timbul kerja sama yang efektif sehingga tujuan yang di harapkan dapat segera tercapai.

5. Pengomunikasian (Comunication)
Dari poin kelima adalah komunikasi memegang peran penting dalam suatu organisasi, khususnya orgnisasi sekolah. Setiap personal yang terlibat harus saling berkomunikasi agar permasalahan yang ada serta sejauh mana perkembangan organisasi dapat diketahui. Dengan demikian dapat dilakukan langkah lebih lanjut. Selain itu komunikasi juga sangat membantu dalam pembuatan keputusan. karena hali ini dapat dilakukan dengan mengumpulkan pendapat-pendapat dari para personal untuk menentukan pendapatnya yang dapat menyumbangkan solusi yang tepat. Berikut dibawah adalah yang merupakan unsur-unsur yang diperlukan dalam komunikasi, antara lain:

1. Pengisian berita (Komunikator)
2. Berita atau informasi yang akan disampaikan
3. Alat atau sarana untuk menyampaikan berita, misalnya telepon, surat, teleks, radio dan televisi
4. Respon dari penerima berita (Komunikan)

Komunikasi dapat dilakukan dalam dua hubungan yaitu :

1. Hubungan Tegak (vertikal) - Ialah proses penyampaian berita dari peimpinan kepada bawahan (vertikal kebawah) maupun dari bawahan kepada pihak atasan (vertikal ke atas)
2. Hubungan Datar (Horizontal) - yaitu hubungan antara para anggota yang memiliki kedudukan sejajar

Komunikasi dapat berjalan dilakukan dengan cara vertika ke bawah, yaitu seorang pimpinan organisasi memberikan pengarahan kepada seluruh personal dibawahnya secara langsung mengenai soal-soal kebijakan prsedur dan pemberian pengarahan yang bersifat umum. Dengan demikian, pihak bawahan dapat memberikan pengarahan tersebut kepada orang-orang yang berada dibawah mereka. Demikian seterusnya hingga tingkat yang paling bawah sehingga setiap personal mengetahui pengarahan tersebut.

Komunikasi dapat dilakukan dengan cara vertikal keatas, ialah dari para personal yang berada pada tingkat bawah hingga pimpinan organisasi. Ini bisanya dalam bentuk tertulis ataupun bentuk lisan. Dalam pendidikan di sekolah, misalnya guru memberikan masukan kepada kepala sekolah, dan selanjutnya kepala sekolah menyelesaikan masukan kepada kepala kantor wilayah, kemudian kepala kantor wilayah menyampaikan kepada menteri pendidikan dan kebudayaan. Komunikasi dengan cara seperti ini pun sangat bermanfaat bagi perkembangan organisasi karena para anggota bawahan lebih mengetahui permasalahan yang ada secara langsung sehingga mereka dapat memberikan jalan pemecahan yang terbaik. Namun, hal ini terkadang tidak dapat berjalan mulus karena ada juga pimpinan yang tidak bersedia menerima masukan dari para anggotanya.

Selain penyampaian komunikasi tersebut, ada juga cara penyampian komunikasi dengan cara horizontal ialah pengkomunikasian yang dilakukan di antara para anggota sendiri. Dalam organisasi sekolah, misalnya, antara guru dengan guru, kepala sekolah dengan kepala sekolah, dan sterusnya. Hal ini biasanya sangat efektif karena tidak ada pihak yang merasa kekuasaan lebih tinggi dibandingkan dengan yang lainnya.

Komunikasi dapat kita bedakan menjadi beberapa bagian :

• 1. Komunikasi lisan - yaitu komunikasi yang dilakuan secara lisan, baik yang dilakukan dalam vertikal keatas, vertikal kebawah
• 2. Komunikasi Horizontal
• 3. Komunikasi lisan harus dilakukan dengan hati-hati agar berita atau pesan yang akan di sampaikan benar-benar sesuai dengan tujuan. Cara penyampian pun lebih baik dengan cara yang baik dan tidak mengandung unsur pemaksaan.
• 4. Komunikasi Tulisan - Yaitu komunikasi yang dilakukan secara lisan misalnya dalam bentuk tulisan surat. Dalam melakukan komunikasi tulisan harus menggunakan bahasa yang baik dan benar. Sebaiknya mengikuti ejaan yang di sempurnakan dalam bahasa indonesia
• 5. Komunikasi bebas -  yaitu setiap personal bebas berkomunikasi dengan sesam anggotan lainnya yang dibatasi oleh kedudukann dan jabatan dalam organisasi
• 6. Komunikasi terbatas - ialah komunikasi yang dapat dilakukan hanya dengan orang tertentu saja yang setingkat kedudukannya dalam organisasi.

Komunikasi itu sendiri dapat kita bedakan menjadi :

• 1. Komunikasi formal - Yaitu komunikasi yang dapat dilakukan secara menyeluruh kesemua arah, dari pimpinan hingga kepada personal yang paling rendah kedudukannya dalam organisasi yang harus di ketahui oleh seluruh anggota organisasi.
• 2. Komunikasi Informal - ilah komunikasi yang hanya dapat dilakukan berdasarkan hubungan pribadi dan sosial para anggota. Komunikasi ini lebih diarahkan pada tujuan - tujuan organisasi
• 3. Komunikasi ekstern - ialah informasi ke luar organisasi, Dalam arti organisasi yang dilakukan dengan orang atau badan di luar organisasi tersebut.
• 4. Komunikasi Intern - ialah penyampaian informasi antar sesama anggota organisasi.

Perbedaan Komunikasi yang digunakan yaitu :

• Media Auditif - yaitu informasi yang di salurkan melalui indera pendengar. Bentuk komunikasinya adalah komunikasi secara lisan dan alat yang digunakan adalah radio, televisi, telepon
• Media Visual - yaitu informasi yang di salurkan melalui indera penglihata. Bentuk komunikasi ini adalah komunikasi tulisan dan alat yang digunakan adalah, majalah, surat, brosur, koran, gambar.
• Media Audio Visual - ialah informasi yang di salurankan melalui indera penglihatan dan indera pendengaran. Bentuk dari komunikasi ini adalah komunikasi lisan dan tulisan sedangkan alat yang digunakan adalah slide, televisi dan film

6. Pengontrolan (Controling)
Bagaimanapun baiknya suatu kegiatan yang dilakukan dan tentunya koordinasi yang dilakukan dalam bentuk kegiatan organisasi bila tidak dilakukan upaya pengontrolan maka tujuan yang diharapkan tidak akan tercapai dengan sempurna. Kegiatan pengontrolan ini dilakukan untuk mengetahui hasil-hasil yang telah di capai dalam jangka waktu tertentu. Selain itu tindakan pengontrolan ini juga dapat mengetahui kesalahan atau penyimpangan yang dilakukan oleh para anggota sehingga dapat dicarikan jalan pemecahannya.

Fungsi dari kegiatan pengontrolan yang lainnya adalah untuk menetukan data yang menjadi penyebab adanya penyimpangan dalam organisasi, data untuk meningkatkan pengembangan organisasi, data mengenai hambatan yang di temui oleh seluruh anggota organiasis. Selain itu juga fungsi kegiatan pengontrolan untuk mengetahui sejauh mana tujuan organiasis yang telah tercapai.

Pengontrolan dapat dilakukan secara langsung ataupun tidak langsung. Pengontrolan yang dilakukan secara langsung dilakukan melalui kegiatan pengawasan ditempat. Adapun pengontrolan yang dilakukan secara tidak langsung adalah pengontrolan yang dilakukan melalui kebijakan-kebijakan, pemberian instruksi melalui surat edaran.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melakukan kegiatan pengontrolan adalah mengutamakan sikap objektifitas sehingga tidak ada pihak yang merasa dirugikan, bersifat flekibel untuk menyesuiakan perubahan situasi yang mungkin terjadi, mencegah agar penyimpangan yang terjadi tidak terulang kembali dan melibatkan orang-orang yang dinilai sehingga dapat diketahui masalah yang sebenarnya yang memudahkan penemuan cara pemecahannya.

Adapun faktor yang menyebabkan diperlukannya kegiatan pengontrolan adalah adanya perbedaan tujuan antara organisasi dan dengan anggota personal administrasi dan adanya jangka waktu tertentu pada saat tujuan dirumuskan dan pada saat tujuan tercapai. Kegiatan pengontrolan ini semakin efektif bila hal-hal yang tidak terkontrol mencakup keseluruhan bagian dalam organisasi, juga bila dilakukan secara berkesinambungan dalam jangka waktu tertentu. Pengontrolan yang dilakukan dalam jangka waktu yang lama dan tidak dilakukan secara kontinu tidak akan memberikan hasil sebagaimana yang di harapkan.

Tahap-tahapan yang perlu diperhatikan dalam kegiatan pengontrolam adalah melakukan pemerikasaan terhadap seluruh kegiatan organisasi terlebih dahulu, kemudian mengecek pemeriksaan laporan pertanggung jawaban dari setiap unit kegiatan dan mengumpulkan semua informasi dari keseluruhan unit kegiatan yang dapat dijadikan sebagai bahan untuk menentukan apakah kegiatan tersebut dilakukan sesuai dengan standar pokok yang telah ditentukan. Pengontrolan ini bukan yanya untuk mengecek kelengkapan kegiatan yang dilakukan, melainkan juga mengecek apakah hasil dari kegiatan yang dilakukan oleh keseluruhan telah sesuai dengan tujuan.

Dalam organisasi pendidikan sekolah, pengontrolan ini ditujukan untuk memberikan bimbingan dan pengarahan, pemeriksaan dan penilaian. Pengontrolan ini dipegang oleh kepala sekolah. Kepala sekolah harus memberikan bimbingan dan arahan serta mengontrol sejauh mana para guru menjalankan tugasnya dalam usaha mengembangkan potensi siswa. Selain itu kepala sekolah juga harus mengontrol kegiatan tata usaha sekolah seberapa jauh mereka melakukan fungsi administrasi dan apakah hasilnya telah sesuai dengan yang diharapkan.

Apa bila menemukan penyimpanga, baik dilakukan oleh guru, petugas administrasi ataupun para siswa. Ini sebaiknya kepala sekolah berusaha mencari cara untuk memecahkannya. Bila permasalahannya yang ada sangat kompleks, sebaiknya melibatkan guru, staf tata usaha ataupun pada bagian lainnya agar setiap personal dapat menampung pendapat mereka hingga dapat menemukan pemecahan masalah yang terbaik.

Hal yang perlu diperhatikan adalah kegiatan pengontrolan ini dilakukan bukan mencari-cari kesalahan orang lain ataupun memberikan hukuman kepada mereka yang telah melakukan penyimpangan, melainkan untuk mengadakan perbaikan dalam usaha menyelesaikan semua permasalahan yang ada demi kepentingan tujuan dari organisasi tersebut.

*Bersambung......